Un messaggio telefonico è un messaggio breve ma importante inviato per telefono. Pertanto, molto spesso informano sullo svolgimento di riunioni, sessioni, riunioni. Il messaggio telefonico può contenere anche un ordine urgente del capo. I messaggi telefonici sono in entrata, che ricevi, e in uscita, che trasmetti. Entrambi i tipi hanno un design simile.
Istruzioni
Passo 1
Nell'angolo in alto a sinistra di un foglio di carta, inserisci il nome completo della tua organizzazione e, se necessario, il nome dell'unità strutturale, ad esempio "Amministrazione della città di N." e il Ministero della Pubblica Istruzione.
Passo 2
Nell'angolo in alto a destra, scrivi il destinatario del messaggio telefonico. Indicare la posizione, il cognome e le iniziali della persona: "Direttore della scuola n. 37 Ivanov II". In caso di più destinatari non è necessario indicare i cognomi: “Direttori delle scuole della città di N.”. Allegare al messaggio telefonico l'elenco completo degli enti a cui è stato inviato.
Passaggio 3
Due righe sotto, posiziona la parola "Telefonogramma" e il suo numero di serie. Per un messaggio telefonico in uscita si prega di indicare di seguito la data della sua compilazione.
Passaggio 4
Segue poi il testo vero e proprio del messaggio telefonico: “Il 22 febbraio, alle ore 17.00, si terrà presso l'assessorato all'istruzione un incontro sul miglioramento delle attività delle scuole cittadine. La frequenza dei dirigenti scolastici è tassativamente obbligatoria”. Quando si prepara il testo di un messaggio telefonico, evitare parole e frasi difficili da capire a orecchio e difficili da pronunciare. Ricorda che il messaggio deve essere informativo e breve - non più di 50 parole.
Passaggio 5
Quando si trasmette un messaggio telefonico, pronunciare chiaramente le parole, in particolare indirizzi, cognomi, nomi e patronimici di persone, nomi di strade, date e orari degli eventi. Alla fine, assicurati di rileggere il testo e assicurati che il tuo interlocutore abbia scritto tutto correttamente. Ascolta attentamente quando prendi un messaggio al telefono. Se hai domande, chiarile immediatamente.
Passaggio 6
Sotto il testo principale c'è la posizione, il cognome e le iniziali del capo che ha firmato il messaggio telefonico: "Capo del Dipartimento dell'Istruzione Petrov P. P." Il documento in uscita deve contenere anche la sua firma personale.
Passaggio 7
Nella parte inferiore della pagina, inserisci le informazioni sui dipendenti che hanno lavorato con il messaggio telefonico. Solitamente a sinistra sono riportati la posizione, il cognome e le iniziali della persona che ha inviato il messaggio, il numero di telefono dell'ufficio, nonché la data e l'ora di trasmissione. Sulla destra sono riportate le informazioni sulla persona che ha accettato il documento: posizione, cognome e iniziali, numero di telefono, data e ora di ammissione.
Passaggio 8
Un messaggio telefonico in uscita viene redatto in un'unica copia e archiviato in un'apposita cartella. È meglio avere un messaggio in arrivo in due copie: la prima la dai al manager per ulteriori lavori, la seconda la metti in una cartella per la custodia.
