Alcune lettere finiscono in modo così vago che il destinatario rimane sconcertato: deve rileggere il testo per capirne l'essenza. Per mancanza di tempo, il destinatario può buttare via la lettera o fare qualcosa per distrarsi e non approfondire più la situazione dichiarata. Un finale chiaro, conciso e competente sottolinea il rispetto per il lettore e aiuta a rispondere rapidamente a una richiesta o richiesta.
Istruzioni
Passo 1
Dichiara quello che volevi dire in tre punti. Può sembrare che i pensieri siano presentati chiaramente, ma la percezione delle informazioni dipende dallo stato del lettore. Pertanto, rileggi il testo e scrivi separatamente tre pensieri principali. Questi possono essere fatti, date, nomi, ecc. Le emozioni non servono qui, scrivi brevemente, in poche parole, perché devi solo riassumere, ricordare i punti principali.
Passo 2
Annota tre azioni per il destinatario dell'e-mail. Le reazioni delle persone possono essere imprevedibili. Ti sembra che sia possibile reagire in modo inequivocabile alle informazioni presentate, ma una persona lo fa a seconda delle abitudini e delle intenzioni individuali. Se non dici chiaramente cosa ti aspetti dal lettore, non capirà o dirà che non ha capito.
Passaggio 3
Disponi l'elenco dei passaggi precedenti in ordine decrescente di importanza. La fine della lettera a volte ricorda l'ultima parola in udienza: l'impressione del destinatario della lettera, le conclusioni e le conseguenze dipendono da questo. Rimuovere dall'elenco gli elementi che possono essere omessi senza compromettere il significato del messaggio. Posiziona l'elenco breve rimanente alla fine della lettera in modo che il lettore non si perda nulla.
Passaggio 4
Indica l'intervallo di tempo. Se stai aspettando una reazione alla lettera, sii specifico sulle tue aspettative. Alcune persone hanno la tendenza a ritardare fino all'ultimo, quindi specificare un orario specifico potrebbe non essere superfluo.
Passaggio 5
Lascia i tuoi dati di contatto. Il tuo corrispondente dovrebbe essere in grado di trovare rapidamente il tuo telefono. Anticipa tali situazioni e, per ogni evenienza, includi le informazioni necessarie nella lettera, anche se sei sicuro che il destinatario le abbia.
Passaggio 6
Sii educato, dì qualcosa di carino, grazie per il tuo tempo. Il destinatario reagirà più volentieri e si metterà in contatto più velocemente se la lettera gli piace o lo trattiene da esperienze spiacevoli.
Passaggio 7
Assicurati di firmare il messaggio con il tuo nome: questo crea la sensazione di una vera comunicazione. È importante che la persona si concentri sulla risposta e la prenda responsabilmente. Dai l'esempio e le persone ti tratteranno allo stesso modo.
