Al giorno d'oggi, quando molte delle imprese russe hanno partner commerciali all'estero, lo scambio di delegazioni è diventato la norma. Questo aiuta a conoscere la produzione in loco, conoscere personalmente coloro con cui lavorare, valutare la situazione e risolvere rapidamente i problemi aziendali. Quando si incontra una delegazione, ci sono alcuni problemi organizzativi da considerare.
Istruzioni
Passo 1
Nella fase di preparazione, discutere la dimensione della delegazione, tenendo conto che i problemi di lavoro vengono risolti più velocemente, più piccola è. Inoltre, seleziona la formazione della tua squadra in modo che il numero di partecipanti sia approssimativamente uguale al numero di quelli che incontrerai. Discutere in quale lingua si svolgeranno le trattative e preparare un interprete anche se gli ospiti arrivano con la propria.
Passo 2
Informati sulle questioni che sono competenti per risolvere questo o quel membro della delegazione, poiché in Occidente la subordinazione è osservata molto rigorosamente. Dovresti rivolgerti a uno degli ospiti per assicurarti che, secondo i suoi doveri, abbia il diritto di fornire informazioni.
Passaggio 3
Discutere in anticipo quei problemi che dovranno essere risolti e preparare tutto il materiale che potrebbe essere richiesto. Discutere quali documenti saranno firmati dopo la fine dei negoziati. Concordare un programma: a che ora inizieranno, quanto dureranno e quando ci saranno pause.
Passaggio 4
Se la delegazione è guidata da una persona abbastanza significativa, invia l'invito il prima possibile per sottolineare il rispetto e aumentare la probabilità che la visita avvenga e quella persona non abbia altri incontri programmati durante questo periodo.
Passaggio 5
Preparare una sala riunioni separata e confortevole, assicurarsi che a ogni partecipante alla riunione venga fornito un posto confortevole. Fai scorta di bibite, caffè, biscotti e bei piatti. Non dimenticare di mettere i posacenere se non ti dispiace così che i presenti possano accendersi una sigaretta durante l'incontro.
Passaggio 6
Concordare se sarà necessario registrare le trattative, il consenso deve essere dato da entrambe le parti. Assicurati che gli ospiti siano seduti di fronte alla porta, questo trucco psicologico li farà sentire più rilassati. E assicurati di non farti distrarre dalle telefonate durante la riunione.
Passaggio 7
È meglio che una ragazza carina e sorridente incontri la delegazione e la porti sul luogo delle trattative. Può aspettare gli ospiti nell'atrio dell'edificio in cui si terranno le trattative. Quando gli ospiti arrivano al punto d'incontro, è necessario presentare immediatamente entrambe le delegazioni in modo che possano farlo coloro che vogliono sedersi accanto a loro.
