Le conferenze stampa sono una componente importante delle attività di PR di qualsiasi azienda. Grazie ad essi, i media e il pubblico interessato possono ricevere informazioni aggiornate letteralmente in prima persona dai rappresentanti ufficiali di una determinata organizzazione e il management delle aziende può esprimere la propria posizione sulle questioni per loro più significative. Ma affinché la conferenza stampa porti risultati davvero buoni, deve essere adeguatamente organizzata.
Istruzioni
Passo 1
Se ti è stato affidato l'incarico di organizzare e tenere una conferenza stampa, prima di tutto, determina quale obiettivo vuoi raggiungere: racconta l'eventuale successo della tua azienda, attira l'attenzione del pubblico su qualche problema, presenta una certa persona pubblica sotto una luce vincente, ecc. P. Quindi scegli un luogo e un'ora per la conferenza stampa. Tieni presente che queste attività vengono svolte meglio a metà della settimana lavorativa (martedì-mercoledì-giovedì) al mattino o al pomeriggio, ma non oltre le 16:00.
Passo 2
Scegli un luogo per tenere una conferenza stampa in base alle capacità organizzative della tua azienda e al numero di invitati previsti. Si prega di notare che sono necessari posti a sedere sufficienti per i membri della stampa. Assicurati in anticipo che ci siano microfoni nella stanza, schermi di proiezione (se necessario) e spazio libero per l'installazione di telecamere.
Passaggio 3
Fai un elenco dei media e delle organizzazioni di cui vorresti vedere i rappresentanti al tuo evento. Prepara e invia comunicati stampa e inviti almeno due settimane prima dell'evento programmato. Si consiglia, dopo l'invio degli inviti, di telefonare di persona ai destinatari e conoscere la loro decisione di partecipare o meno alla conferenza stampa. Pertanto, non solo specificherai il numero di futuri ospiti, ma ricorderai anche del tuo evento se le persone lo hanno dimenticato o non hanno ricevuto il tuo comunicato stampa.
Passaggio 4
Preparare i materiali di presentazione necessari per tutti i futuri partecipanti alla conferenza stampa. Il kit di un partecipante di solito include una copia del comunicato stampa, un elenco dei funzionari che parleranno alla conferenza stampa con i loro nomi completi e posizioni, un ordine del giorno (ordine e argomenti dei discorsi), materiale pubblicitario e promozionale. Sembra molto meglio se tutti i materiali di presentazione per ogni partecipante sono progettati come un unico set in una cartella aziendale con il logo dell'organizzazione.
Passaggio 5
Se hai intenzione di introdurre l'accreditamento per i partecipanti, informali in anticipo su questo e indica loro di quali dati hai bisogno (nome, posizione, dettagli del passaporto, ecc.). Predisporre in anticipo badge nominativi per tutti i partecipanti e cartellini da posizionare sui tavoli indicanti nomi e titoli per i relatori. Se la conferenza stampa è pianificata per un tempo sufficientemente lungo, assicurati che le condizioni per i suoi partecipanti siano confortevoli: un buffet con bevande e snack, sale fumatori e servizi igienici, programma le pause per il riposo.
Passaggio 6
Dopo la conferenza stampa, assicurati di contattare le redazioni dei media presenti e chiedere informazioni sui materiali realizzati a seguito di essa. Richiedere copie delle pubblicazioni se non preventivamente concordate.
