È consuetudine presentare reclami contro le organizzazioni e i loro dipendenti sotto forma di reclamo, questa è una sorta di dichiarazione che descrive la situazione e le condizioni in cui i diritti del richiedente sono stati violati o violati, nonché l'obbligo di agire contro il colui che ha commesso questa violazione. La risposta al reclamo deve essere scritta con competenza da un punto di vista legale. Inquadrare correttamente la risposta al reclamo ti aiuterà a proteggere i tuoi interessi.
Istruzioni
Passo 1
Innanzitutto, quando ricevi un reclamo, accettalo e registralo, assicurati di indicare la data di ricezione, il nome e la posizione della persona che lo ha ricevuto. Consegnare al denunciante una copia del reclamo stesso, contrassegnato e accettato. Si prega di notare che anche se non si accetta il reclamo, il richiedente può semplicemente inviarlo tramite posta certificata con avviso di ricevimento. In linea di principio, questo sarà sufficiente per ritenere di aver ricevuto il reclamo.
Passo 2
Quando redigete una risposta a un reclamo, preparate prove scritte che sosterranno la vostra posizione. Ricostruire anche l'ordine cronologico degli eventi citati nel sinistro. Successivamente, la tua risposta al reclamo può essere utilizzata in tribunale come prova della tua posizione, quindi cerca di risolvere il problema in modo pacifico e offri al cliente una sorta di risarcimento in risposta al reclamo. Se il problema non viene risolto e sarà deferito al tribunale, la tua posizione può influenzare positivamente la decisione del tribunale. Di solito, il termine per rispondere a un reclamo è fissato alla conclusione del contratto. È tua responsabilità, in qualità di destinatario del reclamo, ricevere, esaminare e rispondere per iscritto entro questo lasso di tempo.
Passaggio 3
In risposta a un reclamo, indicare tutte le informazioni necessarie per questo documento, ovvero:
scrivere il nome dell'azienda, i dati di registrazione e gli indirizzi del mittente e del destinatario del reclamo.
Passaggio 4
Indicare la natura del reclamo. Se il reclamo è stato soddisfatto in tutto o in parte, indicare l'importo del risarcimento, nonché il periodo e il metodo di risarcimento.
Passaggio 5
Se hai rifiutato di soddisfare il reclamo, indica i motivi del rifiuto, facendo riferimento a determinati documenti legali, articoli di legge. Assicurati di includere tutti i documenti che accompagnano la risposta al reclamo.
