I documenti possono essere firmati in diversi modi. Il suo design dipende dal tipo di documento ed è determinato dagli standard statali per la documentazione di gestione e dalle leggi federali.
Le parole "firma" e "lista" sono paronimi, cioè parole della stessa radice, simili nel suono. Una firma è l'ortografia manoscritta di un cognome, un segno personale per certificare un documento, è individuale come un'impronta digitale. Senza una firma, il documento è considerato non valido. La pittura, d'altra parte, è un dipinto ornamentale o di trama che decora pareti, piatti, tessuti e così via. Ad esempio, dipingendo "sotto Khokhloma". L'espressione "sotto firma" nella legislazione è utilizzata nel significato del verbo "firmare". Un facsimile (fac similitudine - fai qualcosa del genere) è un sigillo, un cliché, con l'aiuto del quale viene riprodotta la firma autografa di una persona che firma molti documenti. Ha la certezza di grandi volumi di quei documenti che non implicano responsabilità materiale: certificati, lettere. Il fax è richiesto nelle aziende con un flusso di lavoro di grandi dimensioni, in cui il manager non è in grado di apporre una firma personale su tutti i documenti. Secondo il codice civile della Federazione Russa, i documenti fax hanno valore legale. Il fax non è raccomandato per l'uso su documenti ufficiali. È vietato per legge mettere cliché su alcuni documenti di rigorosa segnalazione. La persona appone personalmente la firma sul documento. Un fax può essere consegnato da qualsiasi persona autorizzata a compiere tale azione. La procedura per archiviare e utilizzare i cliché in un'organizzazione è solitamente prescritta in un atto locale: regolamenti, istruzioni. Specifica un elenco di carte su cui possono essere apposti i facsimili e identifica una persona o un gruppo di persone i cui compiti includono la garanzia della sicurezza del cliché e del suo utilizzo. Inoltre, è prescritta la responsabilità per la violazione di questo ordine. Con lo sviluppo della tecnologia elettronica, è apparsa una firma elettronica. Un documento digitale firmato con tale firma è riconosciuto nei casi in cui non è richiesta la redazione di un documento su carta. Le questioni relative all'utilizzo delle firme elettroniche sono regolate dalla legge federale "On Electronic Digital Signatures".
