Tenere riunioni è una parte importante delle attività delle organizzazioni per azioni, pubbliche, sociali e di altro tipo. L'assemblea, in alcuni casi, può anche essere il massimo organo di governo. Le domande che vi vengono considerate hanno diversi gradi di importanza, ma la loro accettazione spesso dipende dal numero dei presenti. È possibile informare tutte le parti interessate dell'imminente riunione utilizzando un annuncio.
Istruzioni
Passo 1
Il testo dell'annuncio di solito non è molto grande, quindi un normale foglio di carta da lettere A4 sarà sufficiente per posizionarlo. È meglio usare carta bianca per questo, poiché le lettere su di esso appariranno più contrastanti, il che renderà il testo leggibile e l'annuncio stesso evidente.
Passo 2
Considera il testo dell'annuncio. Il tuo compito è mantenerlo breve, ma ricco di informazioni. Pensa a cosa è meglio usare il layout del foglio: verticale o orizzontale, quali caratteri. Tieni presente che il testo dovrebbe essere facile da leggere da una certa distanza e che dovrebbero esserci dei margini intorno per evidenziarlo visivamente e attirare l'attenzione.
Passaggio 3
Scrivi la voce "Annuncio" a caratteri grandi ed evidenziala a colori, preferibilmente in rosso. Nella parte del titolo, indicare le informazioni sulla data, il luogo e l'ora dell'evento, l'argomento a cui è dedicato. Se necessario, indicare le persone su iniziativa delle quali è convocato e la sua forma. L'assemblea può tenersi in forma di presenza, voto per assenza o in forma mista.
Passaggio 4
Qualora l'assemblea si svolga in forma di votazione per corrispondenza, si prega di indicare nel testo il termine per l'accettazione dei risultati della votazione e il luogo in cui saranno accettati.
Passaggio 5
Nella parte principale del testo dell'annuncio, scrivi in dettaglio l'ordine del giorno della prossima riunione e, se necessario, la procedura per la conoscenza preliminare dei materiali e delle informazioni che saranno discusse in essa. Indicare un luogo e un indirizzo dove poter visionare e studiare documenti e materiali che verranno discussi all'ordine del giorno del prossimo incontro.
Passaggio 6
Si ricorda che, in alcuni casi, la procedura per lo svolgimento di un'assemblea prevede la pubblicazione di un avviso in merito per un certo periodo dalla data in cui viene nominato. Questa è una condizione che garantisce la legittimità di questo evento. A volte l'ordine di svolgimento implica anche che l'annuncio della riunione debba essere inviato all'indirizzo di tutte le parti interessate tramite lettera raccomandata, nonché pubblicato sui media.
