Nella società moderna, in cui ogni minuto del tempo è prezioso, le conversazioni telefoniche sono diventate la forma di comunicazione più comune tra le persone. Amici e conoscenti, parenti e amici comunicano con l'aiuto delle comunicazioni telefoniche, vengono condotte trattative commerciali. Come parlare correttamente al telefono?
Le regole di base che dovrebbero essere seguite quando si parla al telefono dovrebbero essere le stesse per tutti i dipendenti:
- Rispondi a tutte le chiamate in arrivo.
- Alzare il telefono subito dopo la chiamata, senza costringere il cliente a chiamare per ore la struttura.
- Quando rispondi a una chiamata, non dimenticare di salutare, nominare l'organizzazione e presentarti.
- Se il chiamante non si presenta, scopri educatamente il nome e il patronimico con la frase: "Come posso contattarti?"
- Devi parlare correttamente al telefono, cercando di non consentire frasi nella conversazione: "Di cosa hai bisogno", "Non c'è nessuno", "Non so niente". Ciò mina il prestigio dell'ente e provoca un atteggiamento ambiguo nei confronti dei dipendenti, facendoli dubitare della loro competenza professionale.
- Tieni traccia della tua pronuncia, intonazione e velocità del parlato, assicurandoti che il chiamante ti capisca bene.
- Se durante una conversazione telefonica viene attivata la seconda linea telefonica, è necessario scusarsi con il primo abbonato, sollevare il ricevitore e informare il secondo abbonato che si è occupati. Assicurati di chiedergli se si aspetta o se lo richiamerai più tardi. Solo allora continua la conversazione con il primo abbonato.
- Se il chiamante chiede un dipendente che è attualmente assente, assicurati di scusarti e di specificare l'orario in cui sarà sul posto di lavoro.
- Ascolta attentamente l'abbonato, cerca di non interromperlo o discutere con lui. Questo è il modo migliore per ottenere le informazioni necessarie dall'interlocutore.
- Alla fine della conversazione, grazie per la chiamata.
Ci sono sottigliezze quando si conducono conversazioni telefoniche con amici e familiari. Non dimenticare le regole della buona forma. Prima della conversazione stessa, gli psicologi consigliano di fare una o due frasi introduttive e solo dopo continuare la conversazione. Chiedi a un amico se ha tempo libero per parlare al telefono. Secondo l'etichetta, la conversazione dovrebbe essere interrotta da colui che ha chiamato.
Se ti attieni a queste semplici linee guida, le telefonate saranno un ottimo modo per comunicare con molte persone.
