Se la tua organizzazione è o è nominata responsabile dello svolgimento di un convegno scientifico, questa non è solo una funzione onorevole, ma anche un grande lavoro organizzativo, in cui tutte le piccole cose devono essere prese in considerazione.
Istruzioni
Passo 1
Creare un comitato organizzatore della conferenza, la cui composizione sarà determinata per ordine. Designare un presidente per guidare e coordinare i membri del comitato. Determinare i tempi della conferenza e i termini del comitato costituito. Nell'ordine, rifletti su come pagherai per i dipendenti che sono i suoi membri. Inviare il bando del convegno e in allegato indicare i requisiti per le relazioni, il volume degli abstract e la scadenza per la loro presentazione.
Passo 2
Decidere le fonti di finanziamento, questo può essere un finanziamento mirato dal budget, attirando sponsorizzazioni e fondi degli stessi partecipanti alla conferenza.
Passaggio 3
Invia gli inviti a tutti i potenziali partecipanti alla conferenza e il programma pianificato della conferenza. Decidi il numero di partecipanti e relatori disposti a condividere i loro sviluppi scientifici e i risultati della ricerca con i colleghi. Chiedi ai partecipanti se hanno bisogno di prenotare una camera d'albergo ed effettuare una prenotazione.
Passaggio 4
Concordare con la tipografia la pubblicazione degli abstract delle relazioni in una brochure separata e, se necessario, ordinare il programma dell'evento da distribuire ai partecipanti, badge con i loro nomi, iniziali e il nome dell'organizzazione.
Passaggio 5
In base al numero di partecipanti, determina la quantità di spazio necessaria e affitta una sala speciale attrezzata per lo svolgimento di eventi di questo tipo. Pensa a quale attrezzatura sarà necessaria per essere ulteriormente equipaggiata, verifica la disponibilità del numero richiesto di prese per computer, schermi di proiezione, ecc. Considera il funzionamento del buffet, dove i partecipanti alla riunione possono prendere una tazza di caffè e uno spuntino durante le pause.
Passaggio 6
Pensa al programma della conferenza, se necessario dividilo in sezioni. Considera dove possono essere tenute tali sezioni. Considera i discorsi degli ospiti della conferenza, degli organizzatori e dei partecipanti al programma. Ordina cancelleria per i partecipanti alla conferenza: badge, taccuini e penne sono standard.
Passaggio 7
Crea pacchetti di documenti, materiale promozionale e cancelleria da distribuire ai partecipanti alla conferenza insieme ai badge.
