Quando si contattano alcune organizzazioni, vengono utilizzate lettere del modulo stabilito. In tali casi, i modelli di lettera vengono emessi su richiesta. Se non esiste una forma sviluppata, la lettera viene compilata in qualsiasi forma, tenendo conto di alcune sfumature.
Istruzioni
Passo 1
Crea una carta intestata.
È possibile specificare le seguenti informazioni: posizione e nome del destinatario, posizione e nome del mittente, organizzazione del mittente e numero di telefono di contatto del mittente. Se il mittente si trova in un'altra città, è possibile specificare l'indirizzo postale completo. L'intestazione si trova solitamente sul lato destro della pagina.
Passo 2
Indicare l'essenza della lettera e fornire eventuali commenti necessari.
Prova a formulare l'idea principale in due o tre frasi. E poi commentalo e scrivi più in dettaglio, se necessario. Nelle lettere commerciali, è desiderabile inserire fatti, cifre, senza emozioni. Le lettere con un tocco personale dovrebbero riflettere le esperienze personali.
Passaggio 3
Inserisci la data e firma la lettera.
Se necessario, spiega la tua autorità sulla base della quale è stata scritta la lettera. Tale base può essere una procura.
Passaggio 4
Metti grafici esplicativi, tabelle, figure su un foglio separato.
Non aspettarti che il destinatario chieda ulteriori informazioni. Potresti non avere una seconda opportunità per fare una domanda importante. Pertanto, in una forma concisa, dai tutte le sfumature necessarie.
Passaggio 5
Prima di inviare, assicurati di leggere l'e-mail ad alta voce affinché qualcuno possa ascoltarla. Chiedi all'assistente come ha capito l'essenza della lettera. Se le sue parole non coincidono con lo scopo del tuo messaggio, ha senso formulare la lettera in modo diverso, perché anche il destinatario potrebbe non capire la cosa più importante dal tuo punto di vista.
