Le istituzioni archivistiche non solo conservano i documenti, ma forniscono anche ai cittadini l'accesso alle informazioni d'archivio. Uno dei modi per realizzare questa possibilità è l'accesso ai documenti d'archivio nelle sale di lettura. Vediamo più da vicino chi può visitare le sale di lettura e come funzionano.
Sono necessarie sale di lettura negli archivi storici di stato affinché i visitatori possano lavorare con i documenti. Di norma, i ricercatori lavorano con i documenti allo scopo di scrivere articoli scientifici, articoli, libri, nonché coloro che redigono alberi genealogici.
Per accedere alla sala di lettura è necessario presentarsi in archivio muniti di carta d'identità (passaporto, patente di guida), compilare un modulo di domanda e una domanda indicando l'argomento del lavoro. Ora, in molti archivi, questo può essere fatto via e-mail, inviando documenti scansionati e quando si visita la sala di lettura, è necessario fornirli nella loro forma originale.
Coloro che cercano parenti, le cui informazioni sono necessarie negli ultimi 75 anni, devono avere documenti che dimostrino la parentela con loro. Quindi, se hai bisogno di informazioni sull'adesione al Komsomol di tuo nonno da parte di padre, allora devi avere con te i documenti di tuo padre e i tuoi documenti (certificato di nascita, passaporti con cui puoi rintracciare il cognome e un certificato di matrimonio per donne). Inoltre, un dipendente della sala di lettura deve familiarizzare i visitatori con le regole del lavoro.
Dopo le pratiche burocratiche in sala di lettura, vengono fornite al visitatore guide e altri ausili metodologici: elenchi, registri degli inventari, indici, cataloghi). Allora l'utente ha già dimestichezza con gli inventari dei fondi.
L'inventario archivistico è una directory archivistica contenente un elenco sistematizzato delle unità di archiviazione del fondo archivistico, raccolta e destinate alla loro contabilità e divulgazione dei contenuti.
Il visitatore redige una richiesta in cui indica i casi selezionati. I limiti al numero di casi sono stabiliti dagli archivi secondo le regole del lavoro. Il ricercatore non potrà ricevere i file immediatamente, ma oltre il tempo stabilito anche dal regolamento dell'archivio. Di solito il periodo di tempo è da 1 a 3 giorni. Il fatto è che negli archivi sono archiviati migliaia di documenti ed è semplicemente impossibile raccoglierli rapidamente. I casi sono archiviati in archivi di grandi dimensioni, che possono anche trovarsi in edifici diversi, se l'archivio ha più edifici. Pertanto, ci vuole tempo per trovare casi. Inoltre, i dipendenti, prima di emetterli, devono sfogliare ogni caso foglio per pagina e registrare la presenza di tutti i documenti. Solo dopo questo i casi potranno entrare nella sala di lettura.
È inoltre necessario essere preparati al fatto che alcuni documenti potrebbero essere chiusi per gli utenti. Ciò è dovuto alla segretezza di alcune informazioni (segreti di stato, informazioni personali, ecc.). I documenti riservati possono essere visualizzati solo dal personale dell'archivio. Se il ricercatore ha bisogno di determinate informazioni da tali documenti, può ordinare un certificato (indagine socio-legale o tematica), che sarà eseguito entro i tempi stabiliti.
Inoltre, a volte la limitazione può essere attribuita alle cattive condizioni fisiche del documento.
Dopo essere stato rilasciato alla sala di lettura, il ricercatore ha il diritto di lavorare con i documenti, trarne estratti. La copiatura (fotografia, scansione, fotocopiatura), di regola, è un servizio a pagamento.
Dopo che il ricercatore ha svolto il lavoro necessario, i file vengono consegnati all'impiegato della sala di lettura, che li trasferisce nel magazzino dell'archivio. Gli archivisti controllano la presenza e lo stato dei documenti una pagina alla volta, quindi li sistemano.
Sono state sviluppate alcune regole su cosa si può e si può fare in sala lettura. Quindi, ad esempio, è severamente vietato portare cibo in sala lettura, entrare in capispalla, con borse e pacchi voluminosi. È meglio lavorare con i documenti con i guanti: in questo modo puoi prolungare la loro sicurezza e proteggerti dalla polvere. Il fatto è che dopo aver girato con le dita, sui fogli rimangono tracce di grasso di sudore sulla carta, che la distruggono anche. Non puoi, ovviamente, strappare i fogli, strapparli dalla custodia, scriverci sopra. Dopotutto, ogni documento d'archivio contiene una storia. È unico in se stesso. Più a lungo possiamo salvare i documenti, più a lungo possono servirci a nostro vantaggio.
