In qualsiasi ufficio e in produzione, i dipendenti lavorano spesso con vari tipi di documenti, quindi la capacità di redigere documenti aziendali ufficiali è necessaria per tutti. Allo stesso tempo, ci sono requisiti generali che devono essere rispettati quando si redige qualsiasi documento: una lettera commerciale, un ordine, una posizione, un'istruzione, ecc.
Istruzioni
Passo 1
Inizia a redigere il documento chiarendone la fattibilità e la gamma di questioni che devono essere risolte. Questo ti aiuterà a determinare il tipo di documento e la sua forma, che determinano in gran parte la natura e lo stile di presentazione del suo contenuto.
Passo 2
Esamina le leggi e i regolamenti del governo e delle agenzie che disciplinano il modo in cui vengono affrontati questi problemi. Questa è una fase molto importante, che mostra la tua alfabetizzazione e ti consente di redigere un documento che soddisfi pienamente la procedura stabilita per l'elaborazione e la risoluzione dei problemi di lavoro. Ciò aiuterà anche a determinare il destinatario, l'organo di approvazione e coordinamento e ad assicurare che il contenuto di questo documento e la sua forma di competenza di questa organizzazione.
Passaggio 3
Studiare i testi dei documenti amministrativi e normativi in modo che il documento in fase di redazione non sia in conflitto con essi, non li duplichi. Per questo, è necessario disporre di un database elettronico di tali documenti.
Passaggio 4
Raccogliere informazioni sul merito delle questioni da risolvere, redigere una bozza di documento. Durante la stesura, utilizzare testi in stencil e frasi ed espressioni standard tradizionalmente utilizzate nei documenti aziendali. Esplora altri documenti che sono stati sviluppati nella tua organizzazione o nel sistema aziendale peer e prendi il loro stile di scrittura come base.
Passaggio 5
Il testo principale del documento ha lo scopo di indurre qualche azione, di convincere. Deve essere ragionato e logico. La formulazione deve essere rigorosamente rispettata in termini legali. In primo luogo sono i requisiti per l'affidabilità e l'obiettività delle informazioni presentate. Il testo deve essere accurato e il più informativo e conciso possibile. Naturalmente, non dovrebbero esserci errori grammaticali, di punteggiatura o di stile. Nel caso in cui in un documento si menzionino informazioni contenute in un'altra fonte o documento, è necessario indicare tutto il suo output.
Passaggio 6
Modifica la bozza del documento e coordinala con le persone autorizzate a farlo. Successivamente, redigere il documento in conformità con le norme accettate e firmarlo.
